不動産の所有者が亡くなった場合、相続人はその不動産の名義を自分たちの名義へ変更する必要があります。この手続きは相続登記と呼ばれ、申請するには亡くなった人が所有していた土地や建物を正確に把握しなければなりません。
しかし、相続財産の中には、家族が存在を知らない遠方の土地が含まれていることもあります。こうした不動産の見落としを防ぎ、調査を進めやすくするために始まったのが「所有不動産記録証明制度」です。この制度を利用すると、登記名義人が所有している不動産をまとめて確認しやすくなります。
本記事では、所有不動産記録証明制度とはどのような制度なのか、証明書で確認できる内容、請求できる人、相続登記や不動産調査でどのように役立つのかを解説します。
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所有不動産記録証明制度とは
所有不動産記録証明制度とは、特定の人が所有権の登記名義人として記録されている不動産を、法務局が全国の登記情報から探し出し、リストにして証明書として交付する制度です。
証明書で確認できる情報
所有不動産記録証明書では、登記名義人として記録されている不動産について、主に次のような情報を確認できます。
| 情報 | 詳細 |
|---|---|
| 不動産の所在 | 土地や建物がある場所を示す情報です。 |
| 地番・家屋番号 | 土地の場合は地番、建物の場合は家屋番号が記載されます。不動産を特定するための重要な情報です。 |
| 地目・建物の種類 | 土地であれば「宅地」「田」「畑」などの地目、建物であれば「居宅」「店舗」などの種類が記載されます。 |
| 地積・床面積 | 土地の場合は面積を示す地積、建物の場合は床面積を確認できます。 |
| 不動産番号 | それぞれの不動産に付けられた識別番号です。対象となる土地や建物を取り違えないようにするために使われます。 |
証明書を取得できる人
不動産の所有状況は個人や法人の重要な財産情報にあたるため、証明書を請求できる人は以下のとおり限定されています。
| 対象者 | 詳細 |
|---|---|
| 登記名義人本人 | 不動産の所有権の登記名義人本人は、もちろん自分名義の不動産について証明書を請求できます。個人だけでなく、法人も対象になります。 |
| 登記名義人の相続人 | 登記名義人が亡くなっている場合は、その相続人も請求できます。被相続人がどの不動産を所有していたのかを確認し、遺産分割協議や相続登記の準備を進める際に役立ちます。 |
| 登記名義人の一般承継人 | 一般承継人とは、権利や義務をまとめて引き継ぐ個人・法人のことです。たとえば、会社の合併によって消滅した会社の権利義務を引き継いだ法人などが該当します。 |
| 代理人 | 本人や相続人などから依頼を受けた代理人も、必要な書類をそろえれば請求できます。代理人には未成年者の親権者や成年後見人などの法定代理人のほか、委任を受けた司法書士、弁護士、親族などの任意代理人が含まれます。 |
所有不動産記録証明制度を利用する手順
所有不動産記録証明制度を利用する手順は、次のとおりです。
- 必要書類をそろえる
- 請求書に必要事項を記入する
- 所定の手数料を用意する
- 窓口・郵送・オンラインのいずれかで請求する
- 所有不動産記録証明書を受け取る
それぞれのステップごとに、手続内容を見ていきましょう。
請求前に必要書類をそろえる
まずは請求に必要な書類を準備します。必要書類は誰が請求するかによって異なります。
基本書類として、登記名義人の本人確認書類のコピーもしくは印鑑証明書を用意します。過去の住所を検索条件に含める場合は、住民票の除票もしくは除かれた戸籍の附票の写しも準備します
上記に加えて、相続人が所有不動産記録証明制度を利用する場合、相続人であることを示すために戸籍謄本や法定相続情報一覧図も必要です。
関連記事：法定相続情報一覧図とは？作成方法（申請方法）やメリット・注意点を行政書士が解説！
そのほか、司法書士や弁護士、親族などが代理で請求する場合は、委任状も必要になります。
請求書に必要事項を記入する
必要書類がそろったら、所有不動産記録証明書の請求書を作成します。請求書は法務省のHPからダウンロードできるほか、法務局の窓口でも入手できます。
請求書の表面には、請求者の氏名や住所、必要な証明書の通数などを記入します。裏面には、検索に使う氏名や住所などの条件を記載します。
所定の手数料を用意する
所有不動産記録証明書を請求する際は、検索条件の数に応じて手数料がかかります。また、書面で請求する場合とオンラインで請求する場合でも手数料の金額が異なります。
| 請求方法 | 交付方法 | 手数料（検索条件1件・1通あたり） |
|---|---|---|
| 窓口・郵送による書面請求 | 窓口または郵送 | 1,600円 |
| オンライン請求 | 郵送 | 1,500円 |
| オンライン請求 | 窓口 | 1,470円 |
書面請求の場合は、原則として収入印紙で納付します。オンライン請求の場合は、オンライン申請システム上で案内される方法に従って納付します。
窓口・郵送・オンラインのいずれかで請求する
請求書と必要書類、手数料の準備ができたら、窓口・郵送・オンラインのいずれかの方法で請求します。
窓口で請求する場合は、全国の法務局で手続きできます。受付時間は、原則として平日の午前8時30分から午後5時15分までです。
郵送で請求する場合は、請求書や必要書類のほか、証明書を返送してもらうための返信用封筒と切手を同封します。遠方に住んでいて法務局へ行くのが難しい場合に利用しやすい方法です。
オンラインで請求する場合は、登記・供託オンライン申請システムを利用します。自宅や事務所から申請できるため、窓口へ出向く手間を減らせます。
所有不動産記録証明書を受け取る
請求後、法務局で確認が行われると所有不動産記録証明書が交付されます。受け取り方法は、窓口での受け取りまたは郵送での受け取りから選べます。
交付までにかかる期間は、請求内容や法務局の処理状況によって異なります。数日から2週間程度かかることがあるため、相続登記や遺産分割協議で使う予定がある場合は余裕をもって請求しておきましょう。
所有不動産記録証明制度を活用するメリット
続いて、所有不動産記録証明制度を活用するメリットを解説します。
- 把握していない不動産を相続するリスクを減らせる
- 相続登記が必要な不動産を確認しやすくなる
- 遺言書作成など生前の財産整理にも役立つ
相続手続だけではなく、遺言書作成など生前の財産整理にも役立つことが特徴です。それぞれ詳しく見ていきましょう。
把握していない不動産を相続するリスクを減らせる
所有不動産記録証明制度を使えば、全国の登記情報をもとに不動産の所有状況を確認しやすくなります。相続人が存在を知らなかった土地や建物を把握する際に役立ちます。
たとえば、遠方の山林や利用予定のない土地など、相続しても管理に困る不動産が見つかることがあります。こうした不動産を事前に確認できれば、ほかに受け継ぐべき財産があるかどうかも踏まえたうえで、相続するか相続放棄するかを検討しやすくなります。
また、相続人が不動産の存在を知らないまま手続きを進めると、一部の不動産だけ相続登記がされずに残ってしまうことがあります。所有不動産記録証明制度を活用すれば、このような見落としを防ぎやすくなります。
相続登記が必要な不動産を確認しやすくなる
相続登記を行うには、亡くなった人が所有していた不動産を確認しなければなりません。従来は固定資産税の名寄帳を取り寄せたり、権利証や納税通知書を確認したりしながら、対象となる不動産を一つずつ調べる必要がありました。
関連記事：名寄帳とは？取得方法や相続時の活用方法を行政書士が解説！
ただし、名寄帳で確認できるのは、請求した市区町村内の不動産に限られます。被相続人が複数の地域に不動産を持っていた場合、各自治体へ個別に確認しなければならず、調査に手間がかかることもあります。
一方、所有不動産記録証明制度を利用すれば、登記名義人を基準に不動産を確認できるため、相続登記が必要な土地や建物を把握しやすくなります。これにより、相続登記の準備にかかる負担を軽減し、手続きを進めやすくなるのです。
遺言書作成など生前の財産整理にも役立つ
所有不動産記録証明制度は、相続発生後だけでなく、生前の財産整理にも活用できます。たとえば、遺言書を作成する際に自分が所有している不動産を確認しておけば、遺言書に記載する財産を整理できるのです。
不動産の記載漏れがあると、相続開始後に相続人同士で分け方を話し合わなければならない場合がありますから、ぜひ遺言書を作成する際も、所有不動産記録証明制度を活用してみてください。
所有不動産記録証明制度の活用前に知っておきたい注意点
所有不動産記録証明制度は、相続時の不動産調査に役立つ制度ですが、万能ではありません。証明書を取得しても、すべての不動産が必ず表示されるとは限らないため、下記のような制度の限界を理解したうえで利用することが大切です。
- 証明書に表示されない不動産がある
- 登記簿上の住所が古いと検索結果に漏れるおそれがある
- 不動産が見つからない場合でも手数料は返金されない
証明書に表示されない不動産がある
所有不動産記録証明書に表示されるのは、所有権の登記名義人として記録されている不動産です。そのため、所有権の登記がされていない不動産は、証明書に載らない場合があります。
たとえば、建物の表題部だけが作られていて所有権の登記がない物件や、登記情報がコンピューター化されていない古い記録などは、検索の対象から外れることがあります。証明書に記載がないからといって、被相続人名義の不動産がまったく存在しないとは限りません。
必要に応じて、固定資産税の名寄帳や登記事項証明書など、ほかの資料もあわせて確認しましょう。
登記簿上の住所が古いと検索結果に漏れるおそれがある
所有不動産記録証明制度では、氏名や住所などの検索条件をもとに不動産を探します。そのため、登記簿に記録されている住所と検索条件として入力した住所が一致しない場合、該当する不動産が一覧に表示されないことがあります。
たとえば、ある土地が「以前住んでいた住所」で登記されているのに、現在の住所だけを検索条件にした場合、その土地が抽出されない可能性があります。特に、転居を繰り返している人や、古くから不動産を所有している人について調べる場合は注意が必要です。
検索漏れを防ぐには、現在の住所だけでなく過去の住所も確認しておくことが重要です。戸籍の附票などを利用し、住所の履歴を整理したうえで請求するとよいでしょう。
不動産が見つからない場合でも手数料は返金されない
所有不動産記録証明書を請求した結果、不動産が1件も見つからないこともありますが、その場合でも支払った手数料は返金されません。登記官による検索作業自体は行われているためです。
無駄な費用を防ぐためにも、請求前に必要書類をそろえ、検索条件に漏れや誤りがないか丁寧に確認しましょう。
所有不動産記録証明制度は相続時の不動産調査に役立つ制度
所有不動産記録証明制度は、相続時に不動産を調べる負担を減らすために役立つ制度です。亡くなった人が所有していた土地や建物を一覧で確認しやすくなるため、相続登記が必要な不動産を見落とすリスクを抑えられます。
所有不動産記録証明制度を活用しても、すべての財産を必ず確認できるわけではありません。未登記の建物や登記名義人の住所・氏名が現在の情報と一致しない不動産は、確認が難しい場合があります。そのため、固定資産税の名寄帳や登記事項証明書など、ほかの資料とあわせて調査することが大切です。
相続登記の申請漏れを防ぐには、早い段階で不動産の全体像を把握しておく必要があります。所有不動産記録証明制度を活用しながら、必要に応じて行政書士や司法書士などの専門家にも相談し、相続登記や遺産分割の準備を進めましょう。
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